V moderním konkurenčním obchodním světě čelí všechny organizace novým výzvám v oblasti udržitelné produktivity a vytváření nejpřísnějších pracovních sil. Získání cílového výstupu v každé organizaci závisí především na konzistenci úrovně produktivity zaměstnanců.
V dnešním podnikatelském prostředí nemůže žádná organizace fungovat na nejvyšší úrovni produktivity, pokud každý z jejích zaměstnanců není odhodlán zlepšovat organizační úroveň produktivity. To znamená, že zaměstnanci přispějí k růstu podniku.
Bohužel někteří majitelé podniků mají tendenci selhávat při sledování denní produktivity svých zaměstnanců a výsledkem je skutečnost, že jejich pracovní výkon bude škodlivý pro růst podniku a tato věc nebude schopna být odhalena a kontrolována.
Taková věc by zničila schopnost podniku dosáhnout svých cílů. Díky technologii a softwarovým nástrojům pro monitorování produktivity zaměstnanců však organizace nemusí čekat na příliš dlouhé trvání programů hodnocení výkonnosti zaměstnanců, aby věděly, jak pracují v práci.
Hlavní důvody pro použití softwaru pro monitorování zaměstnanců
E-maily jsou primárním zdrojem narušení dat pro společnosti, protože zaměstnanci si musí vyměňovat informace prostřednictvím obchodní korespondence, a proto je nezbytné zabezpečit a sledovat data, pokud jste povinni dodržovat zákony HIPAA, požadavky GRAMA a nařízení FINRA.
Tam jsou některé jednoduché e-mailové sledování řešení na trhu k dispozici, které vám pomohou sledovat e-maily zaměstnanců ', aby se ujistil, že kritická data nejsou ani záměrně nebo neúmyslně. Programy pro monitorování zaměstnanců zahrnují schopnosti monitorování e-mailu a další nástroje pro sledování dalších činností zaměstnanců, zatímco pracují.
Dalším centrálním aspektem softwaru pro monitorování zaměstnanců je schopnost kontrolovat jejich činnost při používání vybavení společnosti, jako jsou notebooky a stolní počítače. Taková řešení vám umožní zjistit, které webové stránky jsou zpřístupňovány vašimi zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci, kteří obvykle stahují soubory a připojují nebo odstraňují disky USB.
Tyto nástroje budou také schopny vás upozornit, když se hledají určitá klíčová slova, která vyžadují obavy ze strany vaší společnosti a mezi ně patří hledání zaměstnání, vyhledávání pornografie nebo vyhledávání související s konkurenčními kontakty.
Nejlepší nástroje pro monitorování pracoviště vám nabídnou administrativní kontrolu, která vám umožní blokovat takové aktivity a omezit přístup k nevhodným nebo nezabezpečeným webovým stránkám. Můžete úspěšně používat nástroje pro sledování práce zaměstnance, abyste zjistili, co je zaměstnanec v těchto dnech.
Co byste měli vzít v úvahu z právního a technického hlediska?
Monitorování e-mailů zaměstnanců se může jevit jako porušování soukromí zaměstnanců, ale Nejvyšší soud USA v roce 2010 rozhodl, že je legální, aby organizace a společnosti sledovaly činnost zaměstnanců v době, kdy jsou v práci a když používají podnik. ' zařízení. To zahrnuje pagery, notebooky, USB disky a mobilní zařízení. Programy pro monitorování klíčových protokolů a pro zachycení hesel mohou být použity i v případě, že se jedná o etické spory ohledně předmětu jejich použití.
Je důležité si uvědomit, že federální vláda neukládá omezení monitorování zaměstnanců na internetu. Na druhé straně jsou některé jednotlivé státy, které daly ochranu jako první.
Stále více států v současné době vyžaduje, aby zaměstnanci informovali své pracovníky v případě, že jejich společnost monitoruje on-line činnost zaměstnanců a to zahrnuje stisky kláves a e-maily. Tato oznámení mohou být zveřejněna v příručce pro zaměstnance nebo jako e-mailová upozornění.
Stealth mód vs. transparentní režim
Když zaměstnavatelé používají takové monitorovací nástroje, mohou si vybrat možnost použití stealth nebo transparentního režimu.
Stealth režim je také známý jako tichý režim, což znamená, že zaměstnanci nevidí skutečnost, že jsou sledováni. Vysoce kvalitní monitorovací nástroje budou zaměstnanci nevidět a nezjistit.
Transparentní režim dohledu umožní vašim zaměstnancům sledovat program dohledu na svých systémech. Takový software vyžaduje instalaci na každém jednotlivém počítači včetně administračního portálu. To nebude tak snadné, jako stealth režim, protože administrátoři budou muset kontrolovat každou jednotlivou zprávu z každého systému, aby zjistili, jak zaměstnanci pracují.
Jak fungují monitorovací nástroje?
Nástroje pro sledování zaměstnanců musí být instalovány na více systémech včetně centrální stanice pro případ, že by uživatelé chtěli, aby je uživatelé nezjistili. Aby tento typ nástroje fungoval správně, musíte nejprve vypnout bránu firewall a po dokončení procesu instalace se znovu zapne.
Na druhou stranu je prakticky nemožné, aby program pracoval bez dodatečných záplat a programování, aby program PC-monitoring mohl pracovat s programem. To bude propíchnout díru v bezpečnostním systému, a to bude síť citlivé na všechny druhy malware, viry, spyware a tak dále.
Buďte opatrní při přestrojení virů
Měli byste si být vědomi skutečnosti, že existuje mnoho nástrojů pro sledování zaměstnanců, které jsou ve skutečnosti viry v přestrojení, a přestože vám mohou poskytnout klíčové funkce a funkce pro zachycení hesla, budou také shromažďovat data v zákulisí a prodávat je, aby porušily bezpečnosti organizace. Většina nástrojů pro monitorování činnosti zaměstnanců může pracovat s firewallem, ale stále je možné, že některé hrozby procházejí nepozorovaně.
Nasazení softwaru: Cloud a na místě
Dalším důležitým aspektem, který je třeba vzít v úvahu, je způsob implementace softwaru. V prostorách je nejčastěji používaná možnost a většina nástrojů ji nabízí. To vám umožní hostit program a data, která sbírá na vašem vlastním serveru. Toto řešení vyžaduje trochu více znalostí IT a nastavení může trvat déle. Cloudová řešení jsou naproti tomu jednodušší a lze je nastavit rychleji než nasazení na místě.
Řešení, která vyhovují vašim potřebám
Rodičovský software a monitorovací software jsou dvě řešení, která monitorují používání osobních počítačů. Oba jsou instalovány a používány na jediném počítači a nepředstavují stejné hrozby jako nástroje pro sledování e-mailů, které jsme například uvedli v práci s firewally.
Monitorovací software a rodičovský software jsou dodávány s dalšími možnostmi, které jsou navrženy tak, aby zabránily kybernetickým útokům spolu s nástroji pro monitorování dětí a manželů, když on-line.
Existuje spousta podniků, které jsou také na pozoru pro e-mailový software a pro aplikace, které sledují odchozí a příchozí zprávy pro spyware, viry a trojské koně.
K dispozici je také software pro šifrování e-mailů, který může chránit osobní data a kritické informace, když jsou předávány třetím stranám. Tyto nástroje zajistí, že k citlivým datům budou mít přístup pouze jednotlivci, kteří tyto informace skutečně potřebují, a zároveň je udržují co nejbezpečnější.
Zde je pět nejlepších tipů pro sledování činnosti zaměstnanců:
Teramind
Společnost Teramind poskytuje software, který zjednodušuje proces shromažďování uživatelského chování zaměstnanců na počítačích s cílem identifikovat podezřelé aktivity, sledovat efektivitu a efektivitu, odhalit možné hrozby a zajistit dodržování předpisů v průmyslu. Posláním společnosti Teramind je omezit bezpečnostní incidenty poskytováním přístupu k činnostem uživatelů v reálném čase tím, že nabídne varování, výstrahy, přesměrování a uzamčení uživatelů pro udržení podniků a organizací co nejbezpečnější a nejúčinnější.
Tento software je dodáván v možnostech nasazení na místě i v cloudu, aby splňoval požadavky jakékoli organizace.
Teramind může úspěšně určit, kteří uživatelé jsou pro vaše podnikání nejrizikovější, a to analýzou trendů v jejich chování. Můžete se podívat na konkrétní zásady, které porušili, a pak je vzdělávat, aby se zabránilo budoucím incidentům.
Pomocí tohoto nástroje můžete také psát pravidla, která reagují na jakoukoli pozorovatelnou aktivitu uživatele, například blokování odesílání e-mailů nebo upozornění při tisku konkrétního dokumentu. Máte také možnost zaznamenávat a zaznamenávat všechny aktivity a přehrávat je jako video a analyzovat metadata relace.
Chcete-li začít používat software, musíte postupovat takto:
- Zaregistrujte se ke službě Teramind Basic Cloud pro monitorování zaměstnanců zdarma.
- Nainstalujte monitorovací agenty na strojích, které chcete monitorovat, a rozhodněte se o možnostech úplného nebo částečného řízení.
- Musíte přizpůsobit každé nastavení výstrah a monitorování tak, aby platforma odpovídala vašim potřebám.
- Ke všem funkcím můžete přistupovat z platformy softwaru pro jedinečné možnosti monitorování, které zvyšují bezpečnost i produktivitu.
HipChat
HipChat funguje docela dobře jako doplňkový nástroj pro platformy ve stylu WorkZone. Jedná se o nástroj pro řízení času, který je v podstatě instant messenger, který je postaven na pracovištích. Budete jej moci použít pro nastavení trvalých chatovacích místností nebo pro komunikaci 1 na 1.
Jedním z jeho nejužitečnějších rysů je kompletní historie chatu, a nyní zaměstnanci, kteří zmeškali schůzku na HipChat, už nebudou muset nikoho přerušit, aby dohnali, prostě se budou muset znovu projít a rychle si projít.
Tento software pro sledování času je důležitým nástrojem pro kontrolu každodenního pracovního výkonu zaměstnanců a může se ukázat jako příležitost určit, které strategie vedou k nejvyšší produktivitě.
WorkiQ
WorkiQ je nástroj, který sleduje chování počítačů zaměstnanců a poskytuje zprávy o jejich času stráveném na neproduktivních a produktivních aplikacích. Přístrojová deska poskytuje jasné vizuální informace, které vám sdělí, kteří zaměstnanci a kteří se aktivně zabývají jejich prací a které jsou neustále rozptylovány.
Tento nástroj vám nabízí možnost kategorizovat všechny druhy činností, sledovat procesy napříč všemi aplikacemi a porovnávat, jak různí uživatelé zpracovávají podobné jednotky práce. Řídicí panely pro správu poskytují následující výhody:
- Identifikace neproduktivního chování v okamžiku výskytu
- Špinění a také odměňování produktivního chování
- Porovnání skutečné produktivity zaměstnanců, včetně mixu a složitosti práce zaměstnanců
- Řízení vzdálených pracovníků
- Identifikace nejlepších hráčů, aby bylo možné replikovat jejich procesy v čase
- Zlepšení distribuce práce prostřednictvím identifikace nedostatečně využívaných dovedností nebo přepracovaných zaměstnanců
DeskTime
DeskTime je jednoduchá a bezpečná aplikace pro sledování času, která vám umožní zvýšit efektivitu a produktivitu vaší společnosti. Pomocí tohoto nástroje můžete sledovat každodenní činnost, nemocné listy, práci přesčas a dovolené vašich zaměstnanců. Budete mít přehled o pracovním postupu svého týmu. S aplikací DeskTime můžete sledovat aplikace, adresy URL a také čas offline a také můžete přistupovat k podrobným údajům o způsobech, kterými vaši zaměstnanci používají aplikace a webové stránky, ao tom, co dělají, když nejsou online.
Nástroj nabízí automatické screenshoty a sledovače aktivity, které vám umožní sledovat čas strávený na jednotlivých projektech. Služba DeskTime poskytuje podrobné informace a přehledy pro fakturaci a můžete ji použít k snadnému přizpůsobení, stažení a odeslání zpráv ve formátu CSV, které klientům poskytnou nejpřesnější informace o objemu práce a času stráveném na všech projektech vytvořených firmou .
Můžete dohlížet na místní a vzdálené týmy z vašeho mobilního telefonu i počítače a tímto způsobem můžete ušetřit čas tím, že se podíváte na zprávy o výkonnosti vašeho podniku, když jste na cestách. Tým podpory nástroje je k dispozici prostřednictvím chatu, hlasové pošty a také e-mailu. Tým společnosti DeskTime se řídí bezpečnostními standardy odvětví, aby zajistil osobní údaje, které jsou jim poskytovány.
Asano
Asana je nástroj, který nabízí úkoly, projekty, řídicí panely a konverzace s cílem umožnit týmům pracovat efektivněji od začátku do konce. Můžete jej použít k zobrazení postupu pro libovolný projekt bez naplánování schůzky o stavu nebo bez nutnosti odesílání e-mailů. S tímto nástrojem budete moci používat vlastní pole ke sledování všeho, co je pro vás velmi důležité, ať už se jedná o chyby, uchazeče o zaměstnání nebo potenciální zákazníky.
Své úkoly můžete organizovat do sdílených seznamů nebo tabulek pro všechny vaše schůzky, programy a iniciativy. Části a sloupce umožní přizpůsobit Asanu tak, aby odpovídala vašim pracovním postupům a přidala strukturu všem vašim projektům.
Budete moci rozdělit práci úkolu na menší části nebo rozdělit práci mezi více projektů a když se jeden úkol stane velkou a důležitou iniciativou, budete schopni ji rychle proměnit v projekt.
Chování zaměstnanců je nepředvídatelné a pomocí těchto skvělých nástrojů budete moci zvýšit jejich efektivitu při práci a celkovou produktivitu vaší firmy. Prohlédněte si všechny z nich a vyberte si svou oblíbenou, podle svých potřeb. Zaručujeme vysokou kvalitu všech nástrojů, o kterých jsme hovořili výše, pro sledování činnosti vašich zaměstnanců při práci.
