6 software pro správu dokumentů pro zvýšení efektivity v kanceláři

Příchod cloudového úložiště správně odstranil stres z manipulace s přeplněným papírem. Zaměstnavatelé tak mohou ušetřit čas a zároveň zlepšit pracovní postup. Pokud tedy chcete omezit používání papírových dokumentů a zvýšit efektivitu, jste na správném místě. Tento článek obsahuje šest nejlepších software pro správu dokumentů, ze kterých si můžete vybrat.

Software pro správu dokumentů, jinak známý jako systémy pro správu dokumentů (DMS), jsou počítačové programy speciálně určené ke sledování, zefektivnění a správě dokumentů a pracovních postupů, s hlavními cíli snížení pracovní zátěže a zrychlení pracovního postupu.

Následujte tento post, abyste získali komplexní pohled na některé z nejlepších dostupných nástrojů pro správu dokumentů.

Jaký je nejlepší software pro správu dokumentů pro PC?

1

eFileCabinet

eFileCabinet je pravděpodobně vedoucí software pro správu dokumentů dnes. Je postaven tak, aby usnadňoval ukládání, vyhledávání a sdílení kancelářských souborů. Funkce softwaru však přesahuje správu dokumentů, protože je také vybavena nástroji pro řízení účetnictví a řízení lidských zdrojů.

eFileCabinet hostí dvě varianty podpory: stolní verzi (kompatibilní s Windows 10) a mobilní verzi, speciálně navrženou pro mobilní zařízení.

Tento software pro správu dokumentů hostí funkci známou jako „cloud-view“, která umožňuje uživatelům zálohovat své soubory na cloudu přímo prostřednictvím platformy softwaru. Uživatelé tak mohou snadno prohlížet a extrahovat soubory přes jakékoli zařízení, pokud je toto zařízení připojeno k internetu.

Rovněž eFileCabinet splňuje všechny nezbytné požadavky, včetně požadavků SEC, HIPAA, FINRA a dalších standardů.

Kromě toho software dokonale spolupracuje s funkcí SecureDrawer, což je jedinečná funkce sdílení, která slouží jako platforma pro sdílení souborů mezi vámi a vašimi klienty. Je schopna bezproblémově integrovat různé softwarové aplikace třetích stran, například MS Outlook, eSignature, skenery, tiskárny a další.

Lastl, . eFileCabinet software pro správu dokumentů nabízí online i on-premise služby. Software nabízí dva týdny bezplatnou zkušební verzi pro nové uživatele, po které se mohou přihlásit k placenému plánu za počáteční cenu 15 USD.

Stáhnout eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM je bezesporu jedním z nejpopulárnějších software pro správu dokumentů na trhu. Jedná se o vysoce všestranný podnikový software pro správu, který je vytvořen pro provádění kancelářských úloh, od správy dokumentů po automatizaci pracovních postupů až po administrativní funkce.

Nástroj je speciálně navržen pro počítače s operačním systémem Windows. Je však také možné přistupovat přes řadu dalších operačních systémů, jako je Linux.

Software pro správu dokumentů v zásadě obsahuje dynamickou sadu modulů, které řídí celé operace správy softwaru. Některé z těchto modulů zahrnují: Elektronickou fakturaci, eSignature, Kryptografii (pro šifrování souborů a dešifrování), Barcode, Mail Archiver a další.

Také flexibilní design softwaru umožňuje bezproblémovou integraci s příslušnými kancelářskými nástroji, jako je AutoCAD, WordPress, Disk Google, Microsoft Office a další. Obsahuje také zásuvný autentizační systém, který lze připojit k externím databázím nebo serverům jako SQL, Oracle, MySQL a několika dalším.

S ohledem na výše uvedené skutečnosti mají uživatelé možnost zefektivnit celý pracovní postup s cílem zvýšit efektivitu. Proto tento software pro správu dokumentů vidí mnoho jako více softwaru pro řízení projektů než běžný správce dokumentů.

OpenKM nabízí dva základní plány novým uživatelům: OpenKM Community a OpenKM Professional . První z nich je k dispozici zdarma (s omezenými funkcemi), zatímco druhý, s výkonnější funkce, je placený plán a je nabízen citací (vlastní ceny).

Chcete-li získat více informací o systému a požadavcích na stahování softwaru, přihlaste se na webovou stránku služby OpenKM.

Stáhněte si OpenKM

3

Templafy

Templafy je pravděpodobně jeden z nejlepších software pro správu dokumentů na současném trhu. Jedná se o všestranný nástroj, který slouží k efektivnímu ukládání, získávání a sdílení kancelářských dokumentů. Jedná se o cloudovou platformu, která podporuje všechny formy počítačových systémů a mobilních zařízení.

Pro pohodlí jsou také určeny verze pro stolní počítače (Windows včetně) a smartphony (mobilní aplikace).

Templafy v podstatě usnadňuje ukládání souborů a týmovou spolupráci tím, že eliminuje konvenční, nesouvislý proces práce napříč různými platformami.

Software pro správu dokumentů zefektivňuje všechny základní nástroje na pracovišti, zejména nástroje pro generování dokumentů, jako je MS Office, na jediné platformě, a poskytuje tak jednotný pracovní postup.

Templafy navíc nabízí poměrně navigační rozhraní, díky čemuž je ideální pro práci s nízkými technologiemi, protože každý člen týmu je schopen poskytnout zpětnou vazbu, sdílet soubory a vytvářet dokumenty s nepředstavitelnou lehkostí.

Všechny tyto informace jsou směrovány prostřednictvím jediného zdroje a je sledován správcem (zaměstnavatelem), aby bylo zajištěno splnění všech požadavků a standardů kvality.

Konečně, stejně jako nejtrvanlivější nástroje, Templafy nepřichází levně. Ve skutečnosti je to jeden z nejdražších software pro správu dokumentů na trhu. Je k dispozici za pevnou sazbu předplatného 355 dolarů měsíčně. Existuje však zkušební doba před plným předplatným. Více informací naleznete na jejich oficiálních stránkách.

Stáhnout Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, produkt SutiSoft, je jedním z nejkomplexnějších software pro správu dokumentů na trhu. Je vybaven řadou nástrojů pro správu a organizaci dokumentů, sdílení souborů, uchovávání záznamů a zlepšování týmové spolupráce.

Jedná se o on-line, on-line software, který je podporován na všech stolních i mobilních zařízeních.

SutiDMS navíc obsahuje sadu multifunkčních nástrojů, mezi které patří upravitelný řídicí panel, knihovna dokumentů, sběr dokumentů OCR, více integrací (s aplikací MS Outlook, Gmail a Yahoo Mail), slučování souborů, archivace a uchovávání dokumentů, eSignature a fóra. mezi ostatními.

Tento software v podstatě slouží jako konečný úložný prostor, kde můžete uchovávat všechny dokumenty a jeho webová funkce zajišťuje, že můžete kdykoli přistupovat k dokumentům a získávat je.

Tento software pro správu dokumentů však nabízí podnikové oceňování, které je k dispozici prostřednictvím nabídky.

Existují dva nižší plány: Prémiový plán a Profesionální plán . Profesionální plán je určen pro maximálně 10 uživatelů a je k dispozici ve výši $ 18 na uživatele (měsíčně). Plán Premium je naopak určen pro středně velké organizace s méně než 500 zaměstnanci a je k dispozici ve výši 20 USD na uživatele (měsíčně).

Stáhnout SutiDMS

5

FileHold

FileHold je plně integrované řešení pro správu dokumentů, které obsahuje různé sady funkcí, které uživatelům poskytují centralizované úložiště a zjednodušený pracovní proces. Software je jedním z mála programů pro správu dokumentů, které jsou speciálně určeny pro Windows 10 PC a jiné verze Windows (7/8 / 8.1). Nicméně, to může také být zpřístupněn přes webové prohlížeče na počítačích Linux a Mac.

Funkce softwaru jsou rozděleny do kategorií „standardní“, „volitelné“, „vlastní“ a „skenování a zobrazování dokumentů“. Některé z těchto funkcí zahrnují zachycení metadat (tagování dokumentů), kalendář, elektronické formuláře, eSignature, OCR (strana serveru), automatické vyplňování, SmartSoft zachytávání a další.

Také FileHold hostí schopnost integrovat se sadou softwaru třetích stran, jako je MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint a další. To vše usnadňuje ukládání, vyhledávání a sdílení souborů a koordinaci pracovních postupů.

A konečně FileHold nabízí dva základní cenové plány; FileHold Express a FileHold Enterprise. Plán Express je určen pro malé firmy s méně než 20 zaměstnanci, zatímco plán Enterprise je ideální pro větší organizace nebo týmy s více než 20 členy.

Úrokové sazby obou plánů jsou však k dispozici pouze prostřednictvím nabídky. Můžete poslat e-mail prodejnímu týmu společnosti FileHold, abyste získali cenovou nabídku pro své podnikání.

Stáhnout FileHold

6

M-soubory

M-Files je jedním z nejlepších dnes dostupných software pro správu dokumentů. Nejdůležitější je funkce „duplikační analýzy“, která má chránit uživatele před duplikací dokumentů. Jedná se o DMS založený na cloudu; Proto je podporován jak na desktopech, tak na mobilních platformách.

Existují také určené verze pro stolní počítače (pro Windows 10 / 8.1 / 8/7) a také mobilní aplikace pro vybraná mobilní zařízení.

Kromě toho, tento software pro správu dokumentů pro Windows 10 hostí organizované úložiště, kde jsou dokumenty vhodně organizovány a uloženy. Analyzuje vyhledávání dokumentů korelací s názvy souborů s dalšími souvisejícími ukazateli, jako jsou data a projekty. Jako takový, software je schopen snadno odstranit duplikáty.

Také jeho jednotná platforma usnadňuje efektivitu práce zlepšováním úkolů (od zaměstnavatele k zaměstnancům), provádění úkolů a jejich plnění (od zaměstnanců k zaměstnavatelům). Konečným výsledkem je vyšší produktivita.

M-Files jsou navíc flexibilní DMS, které lze snadno integrovat s nástroji jako MS Office a řadou CRM nástrojů jako Salesforce. To je ideální pro téměř všechny typy podniků. K dispozici jsou také tři základní možnosti nasazení, například on-premise, cloud-based a hybridní (kombinované).

M-Files nabízí jeden měsíc zdarma zkušební verzi pro nové uživatele, po které mohou snadno upgradovat na podnikový plán, který je nabízen citací.

Stáhnout M-soubory

Závěr

Dnes se na celém světě snižuje využívání papírových dokumentů, přičemž mnoho organizací, škol a vládních institucí preferuje bezpapírové ukládání do složitosti papírových souborů a složek.

Proto existuje stálá poptávka po standardním a trvalém softwaru pro správu dokumentů. Pokud jde o tuto poptávku, jsme sestavili některé z nejlepších software pro správu dokumentů na trhu, aby se usnadnilo vaše rozhodování, pokud jde o které DMS zaměstnat pro vaše podnikání.